不知道你有沒有遇到這種狀況？

你手頭上有幾個案子還未結案，老闆交給個新任務給你，要你壓個交期，

可是你卻估不出手頭上的案子到底要花多少時間才能完成。

在這邊介紹一個由Joel Spolsky所使用的專案管理方法，再加上GTD的場合概念，非常簡單易學。

 Joel Spolsky的方法在「無痛軟體時程」中已經解說的很詳細，這套融合緩衝時間的作法，

可以訓練自己估計時間的能力，強迫去思考構成專案的工作項目是什麼

專案結束之後，可以瞭解那些工作項目是必要的，而那些是無用的。

至於GTD的特點「場合」，一樣可以在專案管理上發揮其威力，

在每個工作項目加上一個「場合」的欄位，配合Excel的”自動篩選”功能，

就可以一次篩選出所有同一場合的工作項目，一次做完。

打造一個好的待辦事項是力行GTD非常重要的一環，待辦事項內的行動項目寫的不清楚，反而讓你的工作效率比以前更低。43Folders.com提出兩篇不可不讀的佳作(Building a Smarter To-Do List, Part I,II)，這兩篇文章主要是針對剛入門的GTDer，不過老手們也不要錯過，讀完後肯定你也會恨不得早點見到這文章，下面是我寫的一些摘要。

到底好的待辦事項要應該長怎樣呢？要具備什麼特質呢？打開你的待辦事項好好檢視每一項行動，看它們是不是符合下面四個特性。

• 它必須是一個具體的行動
• 能在短時間完成
• 做完後有助於達成設定的目標
• 你是最適合做這項行動的人

一個具體的行動
初學者在寫「下一步行動」到待辦事項時最常犯的錯誤，就是包含好幾個應該被分開的行動。「籌畫湯姆的驚喜歡送派對」，「修理汽車」就是些典型的例子。一般來說，只要你讀過大衛艾倫的「Getting Things Down」都知道上面兩個其實是由好幾個行動組成的專案（在中文版「搞定！」 書中，project翻成「任務」，這邊翻作「專案」）。以籌畫派對為例，你可能要先和他的室友蘇商量，這時就想到上次蘇給的新辦公室電話號碼不知哪去 了，必須先找一找，所以你的待辦事項列的「下一步行動」應該是「找出蘇的辦公室電話號碼」。如果想檢驗「下一步行動」是不是夠具體，試著看看你能不能從想 像你做它的樣子，你會拿用什麼工具，甚至在什麼地方做。另外「下一步行動」的句子用字也很重要，不要寫像「聯絡安尼爾」這種不知道用什麼方式聯絡的句子， 建議可以用「在星期一寫電子郵件給安尼爾討論舞會的事」。

短時間能完成
每個人都短時間的定義都不同，你可以考量你自身的喜好，不過這邊建議是十分鍾以內可以做完 一項行動。每個「下一步行動」最好有個明顯的開始和結尾，這樣設計的好處是在完成前一項行動後，你知道從那邊開始著手做下一項行動。因為不知道下一步要作 什麼永遠是高效率的大敵。不過記得待辦事項只能放當前能做的「下一步行動」，專案中其他後續的行動不要放進來，畢竟前一項還沒做完，後續的行動根本沒辦法 進行，不需要放在待辦事項中讓你分心。

為什麼現在要做這項工作？
每一個在待辦事項上的工作，都是你對完成工作的承諾 。因為花在這工作上的每一分鍾，都是你放棄做其他工作省下來的。Joel Spolsky在他的無痛軟體時程文章中用在箱子裡堆積木做例子，你每天可以用的時間就像箱子一般，體積大小大概是固定的。 假設箱子可以容納十塊積木，現在裡面已經有八塊積木了。 你手上又多了五塊積木要放進去，這時你能做的不是移出一些原有的，就是放棄一些要新加入的積木。所以要加一個新行動上去時，想想下面四個問題：


1. 這最能充分運用我目前所擁有的時間嗎？
2. 我是不是最適當的人選
3. 非得要現在做嗎？為什麼？
4. 如果我不做會怎樣?

一些小秘訣

• 用一些簡單不用動腦的小行動引領你進入每一天的行程。例如清鍵盤或倒垃圾，這類暖身的工作可以給你輕鬆的起步，比較容易面對後續的衝刺。

• 勤快地追蹤你指派給別人的工作或你等待別人完成再移交給你的工作 ，特別是別人正等著你完成屬於你的那部分。

• 可能有某種原因你一直跳過一些待辦事項上的項目， 這時候建議將清單列印出來，在那些不想動手的項目前做個記號 ，做完後，一一針對有記號的項目找出原因，想一些對策來解決。譬如說你一向很怕打給某一個客戶，因為電話中對方的反應總是很冷淡，讓你常常找不到話題，因 此這項行動常常就會在待辦事項被你跳過。或許你可以先想好幾個要和對方談的話題，這會讓你比較不會抗拒打電話這個動作。