不知道你有沒有遇到這種狀況？

你手頭上有幾個案子還未結案，老闆交給個新任務給你，要你壓個交期，

可是你卻估不出手頭上的案子到底要花多少時間才能完成。

在這邊介紹一個由Joel Spolsky所使用的專案管理方法，再加上GTD的場合概念，非常簡單易學。

 Joel Spolsky的方法在「無痛軟體時程」中已經解說的很詳細，這套融合緩衝時間的作法，

可以訓練自己估計時間的能力，強迫去思考構成專案的工作項目是什麼

專案結束之後，可以瞭解那些工作項目是必要的，而那些是無用的。

至於GTD的特點「場合」，一樣可以在專案管理上發揮其威力，

在每個工作項目加上一個「場合」的欄位，配合Excel的”自動篩選”功能，

就可以一次篩選出所有同一場合的工作項目，一次做完。

David Allen在他的GTD流程中提到二個維度的管理方法：收集、加工&組識、檢視和行動的水平式管理，以及垂直方向的六個工作層次檢視。可是我總覺得好像少了另一個維度，直到上次去參加twhsi的GTD研討會，看到他那個將很多雜事依場所排列，因而節省轉換場所造成時間浪費的圖，讓我靈光一閃，第三個維度其實可以是工業工程常用的流程四大改善原則—刪除、簡化、重組和合併。

工業工程最常做的工作就是流程合理化，一個要十個行動項目花一小時完成的工作，工業工程師會嘗試將其縮短成只需五個行動半小時就能完成。舉個例子來說，我上一個工作是在一個大腦研究的實驗室，研究生的工作是用統計軟體，去對實驗取得的人體大腦影像做統計檢定，檢定結果會顯示出受測者大腦活動的區域，可是這個軟體有個缺點，就是它是以座標和統計的顯著程度來列出區域，可是論文發表必須按大腦解剖的區域來分類，並把相對應的大腦圖片列出在旁邊對應。結果就是研究生要花好幾個小時去查座標所對應的解剖區域名稱，並用小畫家擷取相對應的圖檔。更慘的是，每一個要放在論文中的統計檢定結果都必須這樣做，而一篇論文通常要需要好幾個統計檢定，你就知道研究生有多討厭做這件事了。

幸好我老闆想出一個好方法，叫我寫一支程式，這程式會自動找出座標相對應的大腦區域名稱，及其所在位置的大腦圖片。原本要花研究生一個下午的工作，變成一分鐘內就可以完成。這個程式不只將座標轉換大腦解剖名稱和大腦圖檔擷取寫在一起，更發揮GTD中指派(delegate)的做法，將本來屬於研究生的工作交由電腦來做。

上面的這套方法正是用到四大改善原則中的合併，將原本分開做的兩件事合在一起完成。這種方法最適合用在由好幾個行動所組成的任務上，特別是常常重複要做的任務。

找找你自己每天要做的任務，試試看能不能將其中的某幾項行動合併起來，節省一些時間來做自己一直沒時間去完成的夢想。

常常我們會扼腕沒捉住大好的發展機會，而大呼可惜。其實我發現有些人似乎可以可以自行創造機會，而不是遲遲的等待。根據我的觀察，要創造機會通常有幾個特徵：

1. 事前佈置：要讓大好良機落在自已身上，就必須創造一些引子，讓機會的發生變得就跟太陽從東邊出來那樣的理所當然。
2. 因地置宜：所用的引子必須是合乎常理的。

舉一個朋友追女友的例子，他得知女方過幾天會出國，為了製造和女生吃飯的機會，便托女方幫忙帶東西回來，然後以酬謝對方幫忙的名義邀吃飯。在這邊托對方買東西便是個引子，而托出國的朋友幫忙帶東西回來也很常見。下面再舉一個例子。

有一次朋友打電話跟我說要南下高雄和廠商談代理事宜，當時我正在找工作，朋友建議我可以考慮跟他合作當代理商的工作，便約我一道同去和廠商見面，學學他如何和廠商交涉，順道由我當司機載他去廠商的公司。如果說，他沒提到可以順道去觀摩怎麼談代理，而只是請我去當司機，那整個過程就只有單方面受益。不過在那一通電話之前，他已經跟我通好幾次電話問我有沒有興趣做代理商的工作，也才有後來那一段約我去觀摩的提議。所以在提出請我當司機之前，他已經在思考怎麼讓我也有收獲，方式可能有很多種，他想到的是問看看當時沒工作的我，會不會對當代理商的工作有興趣，要是我有興趣的話，那就可以達到雙贏的局面了。

生活中好機會剛好落在自己身上的機率實在不高，但是只要能掌握一些小技巧，好機會是可以一直來敲門的。

這本書的暢銷讓大家對「從A到A+」的概念都耳熟能詳，可是工業工程有另一個做法—合併。什麼是合併呢？想像一下，您想搭飛機到沖繩，可是又沒有直航的飛機，所以你必須先搭「台北->東京」，再搭「東京->沖繩」的班機；那如果能有一班從台北直達沖繩的班機，那不就省了很多時間了嗎？這方法便是把需要花兩個步驟才能完成的事，簡化成一個動作就做完。

那你也許會問，該怎樣把這個好方法套用在工作上呢？最常見方法的就是「善用工具」，譬如說，在新版Skype的外掛，其中一項功能就是把網頁中的電話號碼變成Skype的call out連結，你不需要再去打開Skype，複製電話號碼輸入到電話欄。其實日常生活中有很多類似的應用，你都可以採用這種方式。

要從A進步到A+老實說不容易，合併相較起來簡單多，如果有什麼事需要花好幾個步驟才能完成，可以到Google或Yahoo知識查查別人有什麼快速的方法。不過這方法應用在日常工作常做的事情上效果要大一些，千萬不要去為一年才做一次的五分鐘小事，花好幾小時找更快速的方法。

在開始前請大家先想一個問題，「生產線上的技術員有工作指導書教他們如何有效率的工作，那待辦公室的知識工作者需不需要有工作指導書來幫他們解決複雜的問題呢？」

請大家想想，當開發的新產品被某一項製程瓶頸卡住、或是當生產線某一站良率一直無法有效的改善時，事情千頭萬緒，可是你卻毫無頭緒，偏偏老闆或資深同事也想不出解法，你該怎麼辦？Creating Passionate Users的Dan Russell提出利用Sensemaking 1, 2, 3, 4來嘗試解決這類的問題。

首先，讓我們先瞭解什麼是Sensemaking，照Russell的說法，「它是指人們嘗試去理解某一知識的全貌。譬如說，嘗試去弄清楚稅要怎麼報或是試著去瞭解中東現在到底發生了什麼事？」Russell先提出他自己做Sensemaking的步驟，再順勢應用在行政人員如何應付工作時不斷被干擾的研究。看完後，你應該對Sensemaking如何進行有初步的瞭解。

Russell的Sensemaking方法分成五個步驟，依序是「界定問題的範圍」、「收集相關資訊」、「組織手上的資訊」、「重複驗證」、「動手做」。以下是一些摘錄自他文章的整理，想知道更詳細的請看他網站的文章。

1. 界定問題的範圍：這是解決問題很重要的一步，最好是把你要解決的問題寫下來，這對你下一步該做什麼很有幫助。
2. 收集相關資訊：Russell提到他常用來收集資訊的方式，他會先看看別人對這個問題的看法、哪些作法有效以及哪些是無效的，大多數時候這會幫你省下很多時間。另外他會特地去找各家理論相互矛盾之處，通常會有不少有趣的發現。經過這個過程，你會對這件問題有更進一步的瞭解。
3. 組織手上的資訊：這步驟的目的是去找出一種系統化展示資訊的方式，方式可能簡單到像幾個寫著標題的資料夾，或是複雜的資料分析工具（例如Excel內的統計工具）。做整理時，通常會讓你有「啊哈！就是這樣」的感覺，目的是找出所有資訊之間的關連。
4. 重複驗證：就算上述的步驟都確實執行了，出錯誤還是避免不了的，可能一開始問題範圍界定錯了，可能使用了錯誤的展示方式，有時是用了錯誤的展示工具。這都沒關係，這時該做的是不斷地仔細檢視問題的設定，手上的資訊是否有用，展示方式是否正確。
5. 動手做：just do it.任何的想法都需要這句話作結尾。

Russell在Sensemaking 3中介紹了如何將這套方法運用在管理干擾的研究上，由於篇幅蠻大的，有興趣的人可以自行去看看。在Sensemaking 4中，則是列出讀者作Sensemaking方式的整理，這其中最讓他訝異的是，居然很少人提到關於展示資訊的方式以及使用幫助理解的工具。

為什麼要介紹這系列文章呢？

這方法最讓我感到新鮮的是，提到了展示資訊的方式。目前我所知的，一般大概是寫成條列式整理收集到的資訊，至於有用過心智圖則不多，不過這些展示方式和實際的行動間總有一道不小的壕溝，畢竟文字的敘述不像模型那樣可以直接丟數字就得出結論。

Technorati : problem-solving

你是不是常常工作到一半時，覺得實在很乏味，結果放下工作跑去玩新買的遊戲。可是遊戲玩完了，心裡又馬上後悔不已。Dave Cheong寫了一篇教你怎麼克服分心的問題(How to Overcome Distractions Anytime)，感謝Dave願意讓我翻譯他這篇文章。下面是我大略翻的內容，有興趣的試試看效果如何吧！

分心妨礙我們專注在該做的任務上－我們的工作，目標和目的。這是我們為何要儘可能從生活中根絕它的原因。當分心去作其他消遣之後，常常讓人感覺精力耗盡又伴隨著失望的情緒。不但覺得自己能力不夠而且又失去原本可以花在寫文章或鑽研事業的機會和時間。那我們該怎麼處理這個問題呢？我之前有寫兩篇有關如何專心的文章：18 ways to stay focused at work及範圍較廣泛的11 ways to staying focused。沒讀過的話可以先看一看。這些秘訣雖然蠻有效的，可是你不免還是會分心。當遇到這狀況時，你該怎麼防止自己陷身其中呢？

當我感到一股衝動想讓自己放縱在其他有趣的玩意時，我會在腦中嘗試一些作法。不知道是誰最先想出這法子的，我姑且稱它為消除分心法。以下是它的運作原理：

基本上，容易分散注意力的事情會吸引人不外乎兩種原因：

1. 讓人感到很愉快
2. 讓人忘卻痛苦

解決問題很困難，所以我會去逛Digg。完成這文章得花不少時間，所以讓我花個半小時玩Xbox。打電話給客戶很棘手，想想還是先看個新聞好了。這就是為什麼後者總是比較吸引人，因為它們不是令人感到愉快就是會減少一些痛苦。

那有什麼好方法可以解決呢？正因為愉快的事讓我們忘記該做的事而分心，那就想辦法讓有趣的事不再那麼有趣。這方法有用的原因是靠著量化我們的經驗。下面是這方法的五大步驟：

1. 量化感受：在-10到＋10間，給讓你分心的事評定感受分數，-10表示是你最痛恨的，＋10表示是能讓你最快樂最滿足的事。譬如說，你很喜歡玩Xbox，所以「玩Xbox」這件事的分數是＋6分。
2. 找方法降低一點感受分數：一旦決定感受分數後，想想一些小技巧去降低這些會引起分心的事的感受分數。譬如說，我可能用坐在地上玩Wii這種讓身體感覺不舒服的方式，只要持續坐30分鐘就可能會讓你腰酸背痛。這對我來說，會使感受分數降到＋4分（雖然還是正分，但是已經減少了）。
3. 重複上面的方法，直到分數為零：持續想一些方法去消除正面的感受經驗，直到你不在乎要做正事還是那些讓你分心的事。一旦兩者沒什麼差別，你就比較有能力去抵抗那令人分心的事。我有幾項讓玩Xbox變得沒哪麼誘人的方法－加長存檔的時間、用色彩差的小電視或想法子弄得自己腰酸背痛。
4. 思考你應該做什麼：此時，看著你正在做或打算動手做的事，問你自己是要做正事還是放縱自己。以我為例，我會問自己「要完成做到一半的文件還是去玩Xbox?」在大多數的狀況下，我會選擇繼續完成正在做的事。如果還是沒辦法克制自己，那就再接著做步驟5。
5. 讓感受變成不吸引人且又不想要的：如果還是不能停止分心，再重複步驟2讓感受分數完全變負的。在這階段，你採用的方法並不一定要實際發生。你所要做的就是說服自己，你將會感受到這些負面的感覺。譬如說，要如何讓玩Xbox變成惡夢。我會想像融化的冰淇淋滴到搖桿上（我很討厭弄髒手）、沒戴眼鏡（完全看不到要怎麼玩遊戲）或帶耳塞（聽不到聲音）等等。一直想方法直到感受分數變成-10。一旦分數降到-10，你根本就不會想去玩遊戲，克服分心就不是什麼難題。

我稱這種方法叫消除分心法－降低我們靠著放縱在消遣上得到的正面感受。這方法很簡單吧，你不需要在快要分心時，用那種需要花50個步驟的方法。只要經過數次練習，你就有辦法將引你分心的事變得比你該做的正事還無趣。

你還可以舉一反三，將讓你不太感興趣的正事變得更吸引人。你所要做的是想一些正面的方法提高做正事的感受分數，讓它甚至一舉提高到＋10分。如此一來，正事和令你分心的事之間的差距也會變大，更有助於克服分心。譬如說，我想專注寫文章，要讓這件事變成＋10，我會在心中想像自己在寫一篇高品質可供收藏的文章，會有一堆讚美的留言，而且會從Adsense上賺很多錢。如果這樣還拿不到+10，我就不知道還有什麼方法辦得到了。

之前我寫過一篇we can be happy if we choose to。 我想再重申那篇文章的一個特別之處，因為重複提醒有助於內化你想記住的事。如果你讓外在的事物決定的開心與否，那你就放棄的掌控你何時能開心的能力。要是你能用這上面提到的方法，你就能掌控任何事物的給你的感受。如果你將這方法運用在你生活中的其他領域，你將可以給發生的任何事一個-10或+10的感受分數。有時你不能防止壞事發生，但我們還是能選擇如何應對。

如果你決定試用這方法，請留下你的看法或心得。我會很開心看到你對這方法的任何回應，也希望你在對抗分心的戰役裡有好成果。

Technorati : distraction, procrastination

打造一個好的待辦事項是力行GTD非常重要的一環，待辦事項內的行動項目寫的不清楚，反而讓你的工作效率比以前更低。43Folders.com提出兩篇不可不讀的佳作(Building a Smarter To-Do List, Part I,II)，這兩篇文章主要是針對剛入門的GTDer，不過老手們也不要錯過，讀完後肯定你也會恨不得早點見到這文章，下面是我寫的一些摘要。

到底好的待辦事項要應該長怎樣呢？要具備什麼特質呢？打開你的待辦事項好好檢視每一項行動，看它們是不是符合下面四個特性。

• 它必須是一個具體的行動
• 能在短時間完成
• 做完後有助於達成設定的目標
• 你是最適合做這項行動的人

一個具體的行動
初學者在寫「下一步行動」到待辦事項時最常犯的錯誤，就是包含好幾個應該被分開的行動。「籌畫湯姆的驚喜歡送派對」，「修理汽車」就是些典型的例子。一般來說，只要你讀過大衛艾倫的「Getting Things Down」都知道上面兩個其實是由好幾個行動組成的專案（在中文版「搞定！」 書中，project翻成「任務」，這邊翻作「專案」）。以籌畫派對為例，你可能要先和他的室友蘇商量，這時就想到上次蘇給的新辦公室電話號碼不知哪去 了，必須先找一找，所以你的待辦事項列的「下一步行動」應該是「找出蘇的辦公室電話號碼」。如果想檢驗「下一步行動」是不是夠具體，試著看看你能不能從想 像你做它的樣子，你會拿用什麼工具，甚至在什麼地方做。另外「下一步行動」的句子用字也很重要，不要寫像「聯絡安尼爾」這種不知道用什麼方式聯絡的句子， 建議可以用「在星期一寫電子郵件給安尼爾討論舞會的事」。

短時間能完成
每個人都短時間的定義都不同，你可以考量你自身的喜好，不過這邊建議是十分鍾以內可以做完 一項行動。每個「下一步行動」最好有個明顯的開始和結尾，這樣設計的好處是在完成前一項行動後，你知道從那邊開始著手做下一項行動。因為不知道下一步要作 什麼永遠是高效率的大敵。不過記得待辦事項只能放當前能做的「下一步行動」，專案中其他後續的行動不要放進來，畢竟前一項還沒做完，後續的行動根本沒辦法 進行，不需要放在待辦事項中讓你分心。

為什麼現在要做這項工作？
每一個在待辦事項上的工作，都是你對完成工作的承諾 。因為花在這工作上的每一分鍾，都是你放棄做其他工作省下來的。Joel Spolsky在他的無痛軟體時程文章中用在箱子裡堆積木做例子，你每天可以用的時間就像箱子一般，體積大小大概是固定的。 假設箱子可以容納十塊積木，現在裡面已經有八塊積木了。 你手上又多了五塊積木要放進去，這時你能做的不是移出一些原有的，就是放棄一些要新加入的積木。所以要加一個新行動上去時，想想下面四個問題：


1. 這最能充分運用我目前所擁有的時間嗎？
2. 我是不是最適當的人選
3. 非得要現在做嗎？為什麼？
4. 如果我不做會怎樣?

一些小秘訣

• 用一些簡單不用動腦的小行動引領你進入每一天的行程。例如清鍵盤或倒垃圾，這類暖身的工作可以給你輕鬆的起步，比較容易面對後續的衝刺。

• 勤快地追蹤你指派給別人的工作或你等待別人完成再移交給你的工作 ，特別是別人正等著你完成屬於你的那部分。

• 可能有某種原因你一直跳過一些待辦事項上的項目， 這時候建議將清單列印出來，在那些不想動手的項目前做個記號 ，做完後，一一針對有記號的項目找出原因，想一些對策來解決。譬如說你一向很怕打給某一個客戶，因為電話中對方的反應總是很冷淡，讓你常常找不到話題，因 此這項行動常常就會在待辦事項被你跳過。或許你可以先想好幾個要和對方談的話題，這會讓你比較不會抗拒打電話這個動作。