End Promise, Increase Productivity

15 十月, 2010

經驗是台人力車

Filed under: 效率 — Pedro @ 7:19 下午

台上十分鍾,台下十年功。

經驗難學,更別說要找到肯教的人。簡單來說,

經驗傳授速度慢

師徒制的缺點就是同一時間能教的人不多,因為大多透過親身示範。

再加上傳授方式缺少系統化,所以花費的時間長。

經驗缺乏共通性

經驗傳授常集中在同一領域的技術,但現在新技術出世的速度太快,

同一模式的經驗,換到另一領域是否可以發揮好的效果,不能不打上問號?

更不用說在新領域重新累積經驗了。

那如何解決這問題呢?十八世紀的創新說不定能提供一道曙光。

法國的狄德羅和達蘭貝爾在18世紀編纂的"百科全書"把所有工藝知識,

以有組織、有系統的形態呈現出來, 讓人可以不必經過見習,就能學會如何成為「技術人員」。

二百年前,應該沒人會相信,沒做過學徒的人能生產手機這麼精密的機器。

要多久以後,才能讓沒上過MBA的人完成百億元的併購案?

14 十月, 2010

種田時間管理

Filed under: GTD,效率 — Pedro @ 3:55 下午
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你一定覺得很神奇,科技真是無空不入,種田也用上了時間管理了。

不過,你猜錯。古人早做把善用時間管理在種田上。

二十四節氣告訴你何時播種、何時收割才能收穫最多的稻米。

現在反過來,讓我們來學學先人的智慧。

首先,就像種田要按照節氣,人的生理時鍾也像節氣一樣,早上精神最好,最適合處理困難的問題;

下午靠傍晚時,腦力已耗盡,則可處理一些routine的工作。

再來,就像種田一樣,要先播種,才有的收割。

當你的工作比較像專案性質,就需先規畫各項工作的前後關係,確認那些工作項目不能delay,以免拖延整體進度。

就像大學修課一樣,會擋修到其他科的課一定要過,不然就延畢了。

上面講的都是老生常談,底下講一個比較新的概念,delegate。

delegate,就是委派的意思,常常應用在軟體上。因為現在電腦都可以多工操作,所以可以將工作放到背景執行。

舉個例子來說,我回家後會先做3件事,換下制服、開電腦、洗把臉。

通常我會先按電腦開關,這時間電腦就自己進行開機,這時就可以不用管它了,

接下來是換制服,換完後電腦大概也進到登入畫面了,這時再按密碼登入,最後再去洗臉,洗完臉電腦也開好了。

你可以發現,藉著將開電腦的工作拆成二段,並利用電腦開機的時間去做其他事,

做這三項工作的加總時間最短,這就是善用delegate的威力,可以多觀察生活中有沒有這些機會利用它。

19 九月, 2010

小動作省時間-所見即得

Filed under: 小動作省時間,效率 — Pedro @ 4:02 下午

當我們編輯作品時,時常想試試每一個功能,看看最終的結果如何,有點像拿衣服套在身上試試看那樣。

不過以往的作法可能要按一堆按鍵,透過重重的選擇才能得到。

現在的軟體針對這點做了不少改良,讓我們「所見即得」,像下圖一樣。

當插入圖片後,圖片格式功能區自動出現,提供各種格式選擇,

當使用者將滑鼠移到功能區不同的圖示上,下方的圖片就會顯示套上圖示後的結果。

技法大解密

我們來看看怎麼做到這個功能。

1. Sensor:

a. 自動偵測插入的物件型態,顯示常用的功能清單

b. 當選擇圖片後,監控滑鼠移到的圖示位置,自動套用結果

Sensor什麼時候上場

在這個例子上,sensor接收我們的選擇,主動完成我們的工作。

首先是接收使用者選擇的物件種類,一發現是圖片,就直接幫助叫出圖片格式功能區。

再來是接受使用者滑鼠指的位置,自動將圖示的外框改成滑鼠所選的項目。

小動作省時間-delegate技巧

Filed under: 小動作省時間,效率,框架外的突破 — Pedro @ 9:41 上午
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如果你想將二個檔案放在同一個資料夾內,你會怎麼做?

1. 按滑鼠右鍵(人)

2. 點選新增資料夾(人)

3. 建立資料夾(電腦)

3. 幫資料夾命名(電腦,但預設名稱都相同)

4. 選擇二個檔案(人)

5. 移動二個檔案到資料夾中(人)

以上是windows中標準的作法。現在來看看iphone怎麼做到

1. 先按程式直到程式晃動(人)

2. 移動程式到另一個程式上(人)

3. 按桌面任一處,接受預設資料夾名稱。

就這樣,三個動作就完成了。讓我們來看這中間的動作如何省掉的。

魔術手法解密

1. delegate:

a. 新增資料夾(電腦)

b. 幫資料夾命名(電腦,依據檔案屬性)

b. 將程式移到新的資料夾內(電腦)

2. sensor:

a. 持續按icon,程式就開始晃動

b. 將一個程式移到另一個程式的上方

就像自動化機台一樣,sensor也常用在程式控制上,

適當的利用sensor,將電腦接手工作,省下人工的時間。

Sensor用在那裡?

再往下想一層,什麼樣的動作適合用sensor監控?

基本上,啟動某些動作適合用sensor來控制,就像機器一樣。

當物體通過sensor時啟動後續動作,像本例中程式icon上有一個sensor被打開,

當另一個程式icon被移到sensor上,內建程式就開始動工完成後續的工作。

17 九月, 2010

知識工作者真的有生產力嗎?


大家都知道,馬克思所說的無產階級革命並未在西方社會發生,

原因是為什麼呢?

是資本家大發善心,不再剝削勞工嗎?

還是政府介入,使得人人有飯吃呢?

管理學大師彼得.杜拉克提出一個出人意料的看法。

他認為工作研究始祖 泰勒的貢獻最大,因為工作研究的導入,使用勞工的生產力可以在短時間內大幅增加。

從而提升薪資水準,連帶的勞工的購買力也大增,良性循環的結果,使西方社會沒有發生無產階級革命。

但現在問題來了,對知識工作者而言,讀完大學後,就會比生產線的藍領階級更有生產力嗎?

很顯然的不是如此啊?若是案子沒完成,生產力可以說是零,生產線技術員至少每天都在生產。

另一方面,做辦公桌的如果只會做routine的工作,照著前人的作法執行,

那生產力和其他人並無差別,怎麼跟老闆要加薪呢?

那如何才能有生產力呢?

杜拉克說,針對品質為主導的工作,我們還不知道如何分析流程,只知道「怎麼做才能奏效?」

對於質量並重的工作,除了知道怎樣做才能奏效外,還需要對流程進行分析。

大家可能聽的有點迷糊,讓我試著來解讀一下。

杜拉克的意思是說,做什麼事要有一套好的做事方法,就像生產線的標準作業程序(SOP)一樣。

所有人只要照著標準作業程序做,生產力都會比不按程序做的人來得高。

舉個例子來說,要從台北到台南,目前最快的方法是做高鐵,最慢的大概是用爬的吧。

坐高鐵就像是用比較好的做事方法。

既然技術員有SOP教,那知識型工作者有沒有?

以我的認知,我做的流程改善領域應該是有的,其他的領域我就不確定了。

試著去學好的做事方法,不需要自己去模索,

應該沒人會為了去坐高鐵,就去研發怎麼製造高鐵列車吧?

小動作省時間-內準備改外準備(一)


現在的生產型態大多是小批量生產,若是使用自動化的機台生產的話,常會遇到換模的困擾。

我們都知道,機台只有在生產良品的狀況下才有產能,換模時機器停工,自然是一種浪費。

那要如何縮短換模時間呢?最常見的作法是「內準備改外準備」。

舉個生活上最常見的例子就是抽取式硬碟,以前換硬碟都需要關掉電腦,再拆一堆螺絲。

抽取式硬碟的好處就是鎖螺絲的動作不必在機器上做,在鎖螺絲的時間機器可以繼續動。

換模的作業也一樣,若設計可允許,其實也要這樣做。據我所知,很多電測機台就有做這樣的改良。

小動作省時間-Flavor Field

Filed under: 效率 — Pedro @ 9:37 上午
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前幾天去忠孝SOGO店的Flavor Field買東西,結帳的時候發現結帳人員的動作似乎有改進的空間。

先說一下她的作法:

1. 先看麵包種類,再輸入金額。

2. 金額輸入後,開始將麵包裝在袋子內。

3.  向客人收錢。

問題就出在步驟3,因為若客人刷卡的話,這時候,工作人員會停下來等信用卡認証和印發票。

建議的作法是:金額輸入完成後,先結帳。在信用卡扣帳時,再來包麵包。

另外有幾項小作法也可以縮短結帳時間:

1. 提供袋子,讓客人自己在結帳前先裝袋;或者是排隊時,由服務人員先幫忙裝袋。

2. 金額輸入使用選單方式,而非人按數字金額。按金額起碼要按3個鍵,選單只要按一個鍵。

3 四月, 2010

1=1+1 (II)

Filed under: 效率 — Pedro @ 6:48 下午
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讓我們回想一下,上一篇提到的「並聯」工作的先決條件。

工作是可被分割的

其實這概念的應用很久了,四處都可以看到這個例子。

  • 生產線:工作切分成多個站,每個站負責其中一部份工作。
  • Index自動化機台:基本上,就是把生產線概念放在一個機台上。

大家應該可以看的出來,上述的東西都有一個特色,

「並聯」工作適合大量生產、且重覆性及穩定性高的工作。

但是知識工作者的工作可以套用這種方式嗎?

2 四月, 2010

1=1+1

Filed under: 效率 — Pedro @ 6:58 下午
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電池的連接方式有二種:一種是「串聯」,另一種就是「並聯」。

並聯的優點是電流變大。在工作方面來說,「並聯」工作產量就會變大。 (more…)

分工的迷人之處

Filed under: 小動作省時間,效率 — Pedro @ 6:12 下午

國富論開宗明義就講分工。

分工的好處是,一件事被拆成好幾段,每人專心負責一段作業。越多人參與,完成的速度就越快。

快的原因在於「專心」。人的大腦似乎比較不擅長在多個工作上轉換,這也是流線生產風行的因素。

就算生產線不平衡會犧牲一點效率,但是和轉換工作造成無法進入Hot zone相比,還是優點多多。

而且這前者的另一個好處是,若發現事情做錯了,後續的東西便停工,所損失的只有已完成的部份。

後者就沒有挽回的餘地了。

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